Pierwszego stycznia bieżącego roku weszły w życie nowe przepisy regulujące sposób i czas przechowywania akt pracowniczych – dokumentacji, którą zobowiązany jest prowadzić na temat swoich pracowników każdy przedsiębiorca. Dokumentacja ta służy przede wszystkim jako podstawa do udokumentowania czasu pracy i wysokości zarobków na potrzeby ubiegania się o rentę czy emeryturę w ZUSie, może jednak być potrzebna również w innych przypadkach.

Tak czy inaczej, do tej pory każdy pracodawca zobowiązany był przechowywać pełne akta każdego pracownika przez pięćdziesiąt lat po tym, jak ów pracownik zakończył pracę w firmie. Jak można się domyślić jest to uciążliwe i wymaga ogromnych nakładów zarówno pracy, jak i finansów – wszak ktoś musi się tymi aktami zajmować, a i szafy pancerne do tanich nie należą. 

E-akta osobowe to nic innego jak elektroniczna forma istniejących do tej pory akt pracowniczych. Każdy pracodawca ma od stycznia możliwość, by całość lub część dokumentacji prowadzić jedynie w formie elektronicznej. Niweluje to koszty obsługi księgowości, która prowadzona przez biuro rachunkowe w Poznaniu, według cennika, nie kosztuje wcale mało. Zmniejsza to również koszty środowiskowe, gdyż zużywa się mniej papieru, a i przestrzeni an akta trzeba wydzielić mniej – rzec by można, że przestrzeń fizyczną w szafach pancernych zamienia się na przestrzeń dyskową na komputerach czy w sieciach przechowujących dane. 

Aby prowadzić w pełni elektroniczną księgowość, a przynajmniej akta osobowe, trzeba dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który pozwoli nam na podpisywanie dokumentów bez konieczności drukowania ich. O ile nasz pracownik czy kontrahent również takim podpisem dysponuje (co nie należy do sytuacji częstych, jednak może się zdarzyć, zwłaszcza w przypadku większych kontrahentów) w ogóle nie będziemy musieli takiego dokumentu drukować, dzięki czemu znacząco zaoszczędzimy na czasie, pracy i papierze. Jednakowoż nawet w przypadku, gdy dokumenty będziemy drukować, podpisywać i ponownie skanować czy inaczej digitalizować, by wprowadzić je do elektronicznych baz danych, da to możliwość zaoszczędzenia przestrzeni w biurze i uprości archiwizację. 

Co ciekawe w formie e-akt osobowych można przechowywać również wszystkie akta pracowników zatrudnionych w firmie wcześniej – wystarczy je zeskanować lub też inaczej zdigitalizować i wprowadzić do systemów elektronicznych. Zgodnie z prawem można pozbyć się akt papierowych (oczywiście pilnując wszystkich procedur towarzyszących niszczeniu tego typu dokumentów) i tym samym zrobić w biurze i szafach pancernych miejsce na nową, niezbędną w formie papierowej dokumentację. 

Reasumując, można stwierdzić, że e-akta osobowe to nic innego jak dopuszczenie ustawowe przechowywania dokumentacji pracowników tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Do tej pory wielu przedsiębiorców tak czy siak digitalizowało owe dokumenty, jednak od stycznia mają możliwość zrezygnowania z przechowywania akt papierowych. Ponadto umożliwiono prowadzenie dokumentacji całkowicie elektronicznie, bez konieczności drukowania dokumentów, o ile tylko obydwie strony dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym.