Moment dokonania sprzedaży rodzi obowiązek podatkowy, co jest ściśle powiązane z czasem, w jakim musi powstać faktura. Kwestię tą reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) w artykułach 106-108. Faktura jest podstawowym dokumentem określającym powstanie obowiązku podatkowego i kwotę podatku należnego.

Zgodnie z ustawą o VAT, artykuł 106b, ustęp 1. sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę w przypadku:

• sprzedaży na terenie kraju i poza jego terytorium oraz sprzedaży wysyłkowej
• świadczenia usług
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• wpływu należności lub jej części za sprzedaż lub usługę (nie dotyczy dostawy wewnątrzwspólnotowej oraz sytuacji powstania obowiązku podatkowego z momentem wystawienia faktury)

Zasada ogólna dotycząca terminu wystawienia faktury

Wedle zasady ogólnej, regulowanej artykułem 106i, ustępem 1. ustawy o VAT dokument wystawiany jest nie później niż do 15go dnia miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi lub dokonania dostawy towarów. Dopuszczalne jest także wystawienie faktury zbiorczej, dokumentującej wszystkie zawarte z danym kontrahentem transakcje w obrębie miesiąca – w tej sytuacji co do terminu także obowiązuje zasada ogólna.

Termin obowiązujący wg zasady ogólnej ma zastosowanie także w przypadku faktury zaliczkowej potwierdzającej otrzymanie zapłaty lub jej części. W określonej sytuacji dotyczy on także dokumentu wystawianego na żądanie nieprowadzącej działalności gospodarczej osoby fizycznej. Przedsiębiorca zobowiązany jest rzeczonym terminem, o ile prośba o wystawienie faktury zostanie zgłoszona przed końcem miesiąca, w którym miała miejsce transakcja.

Odstępstwa od zasady ogólnej

Istnieją wyjątki od zasady ogólnej, dopuszczalne przez ustawodawcę. Termin, w jakim należy wystawić fakturę wynosi odpowiednio dla sytuacji:

• 15 dni – w przypadku zgłoszenia żądania osoby fizycznej po upływie miesiąca, w którym zawarto transakcję
• 30 dni od daty wykonania usługi budowlanej lub budowlano-montażowej
• 60 dni, gdy transakcja dotyczy sprzedaży książek w druku (obwarowane licznymi wyłączeniami, w tym gazety i mapy)
• 120 dni liczone od pierwszego dnia dostawy książek w druku o ile w umowie przewidziano zwroty
• 90 dni od dnia druku książek, których dotyczy transakcja (obwarowane wyłączeniami jak wyżej, nie dotyczy importu usług)
• 7 dni od dnia wskazanego w umowie jako termin zwrotu opakowania objętego kaucją. Jeżeli nie został on wskazany, fakturę należy wystawić w ciągu 60 dni od momentu wydania opakowania.

Szczególnym terminem wystawienia faktury objęte są także branża energetyczna oraz telekomunikacyjna i radiokomunikacyjna. W przypadku dostaw energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej lub gazu oraz świadczeń radio- i telekomunikacyjnych faktura powinna zostać wystawiona wraz z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Wyjątek stanowi import usług, w przypadku którego płatnikiem jest nabywca.

W świetle ustawy dopuszczalne jest także wystawienie faktury przed dniem, w którym ma miejsce sprzedaż. Według artykułu 106i ustęp 7 ustawy o VAT dokument taki może być wystawiony nie wcześniej niż 30 dni od dnia dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania części lub całości należności. Nie ma to jednak zastosowania, jeżeli faktura dotyczy między innymi:

• opłat za media
• najmu lub dzierżawy
• leasingu
• stałej obsługi prawnej lub biurowej
• ochrony osób
• usług i dostaw towarów z ustalonymi terminami płatności następującymi po sobie

Wystawianie dokumentów sprzedażowych nie jest czynnością skomplikowaną – ułatwi ją specjalny program do faktur. Wystawione po terminie nie mają negatywnych skutków podatkowych dla nabywcy – zachowuje on prawo do odliczenia podatku w miesiącu, w którym otrzymał dokument lub kolejnym. Po stronie sprzedawcy jednak obowiązek rozliczenia faktury przypada na miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy. Aby uniknąć dokonywania korekt deklaracji warto pamiętać o terminowym wystawianiu dokumentów sprzedażowych, co ułatwia program do faktur.