Dla wielu organizacji pojawienie się nowego Rozporządzenia o Danych Osobowych wywołało niemałe poruszenie. Wdrożenie RODO jednak jest dość prostym procesem, jeżeli wiemy, co w danej kolejności należy wykonać. W końcu większość firm już wcześniej stosowała różnego rodzaju zabezpieczenia, mająca na celu chronić dane klientów oraz pracowników. Jak wdrożyć RODO w firmie?

Wdrożenie RODO w firmie – etapy

Jeżeli chcemy wdrożyć RODO w naszej organizacji, musimy przejść przez pewne etapy, które pozwolą zrobić nam to prawidłowo i uniknąć ewentualny kar za niestosowanie się do unijnych przepisów.

Dobór środków ochrony i analiza ryzyka

Zgodnie z Rozporządzeniem o Danych Osobowych każda organizacja musi przeprowadzić analizę ryzyka, dzięki której odpowiednio dobierze środki, aby nie dopuścić do wycieku danych. Wdrożenie RODO w firmie więc, powinno zacząć się od oceny tego ryzyka i zaproponowanie takich rozwiązań, które optymalnie zabezpieczą interes klientów, danych oraz pracowników.

Ocena dotychczasowych środków ochrony danych osobowych

Warto przed wdrożeniem RODO sprawdzić, czy dotychczasowe rozwiązania nie spełniają wymogów obecnego rozporządzenia. Może się okazać, że nie ma potrzeby zmiany systemów, czy dokumentacji. Wiele firm ma dostateczne środki zabezpieczeń zgodne z RODO.

Gotowość do realizacji praw podmiotów przyjmowanych danych

Organizacja musi być gotowa do obsługi wniosków osób i podmiotów, których dane będzie przechowywać.

Ocena skutków i ryzyka

W przypadku jeżeli charakter działalności sprawia, że dane są narażone na swego rodzaju ryzyko, należy przewidzieć ewentualne konsekwencje co w sytuacji, gdy dane wpadną w niepowołane ręce i wówczas określić plany działania dla takich sytuacji.

Jak zadbać o prawidłowe wprowadzenie RODO?

Wdrożenie RODO to poważny proces, który należy przeprowadzić na wszystkich płaszczyznach w organizacji. W pierwszej kolejności należy zadbać o profesjonalne szkolenie dla pracowników, jak i również przeprowadzić weryfikację całego procesu przetwarzania danych. Na podstawie takiego audytu można stworzyć odpowiednią dokumentację dostosowaną do firmy, związaną z przetwarzaniem danych osobowych. Następnie należy zadbać o szybkie wdrożenie nowych przepisów i wyegzekwować stosowanie się do nich przez pracowników.

Należy pamiętać, że wdrożenie RODO nie jest jednorazowym działaniem. Dokumentacja dotycząca przetwarzania danych osobowych musi być na bieżąco aktualizowana. W razie nowych wytycznych oraz procedur muszą powstawać nowe dokumenty, które będą spełniać ogólnoeuropejskie wymogi.