Wiele procedur urzędowych wymaga od nas przedstawienia oryginałów dokumentów. Ma to miejsce np. w przypadku postępowania administracyjnego czy sądowego. Zdarza się jednak, że zamiast oryginałów możemy przedłożyć ich kopie. Wcześniej muszą jednak zostać odpowiednio uwierzytelnione przez uprawnione do tego osoby. Sprawdź, kto i kiedy korzysta z pieczątki zawierającej klauzulę „za zgodność z oryginałem”.

Jak kopia dokumentu może zostać poświadczona jako dokument do użytku?

Aby kopia dokumentu miała odpowiednią moc urzędową, musi zostać opatrzona właściwą adnotacją. Do oznaczania zgodności dokumentów z oryginałami służy pieczątka, na której znajduje się klauzula: „Potwierdzam zgodność z oryginałem” lub „Za zgodność z oryginałem”.

Klauzula „zgodność z oryginałem” musi znaleźć się na każdej stronie dokumentu wraz z imieniem i nazwiskiem (lub pieczątką imienną) wnioskodawcy, datą oraz czytelnym podpisem osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów. Właśnie dlatego wiele wzorów pieczątek zawiera dodatkowe pola data i podpis.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy może posługiwać się takim stemplem, aby miał on moc prawną. Kto zatem może potwierdzić zgodność dokumentów z oryginałem?

Kto może potwierdzić zgodność dokumentów z oryginałem?

O tym, kto może poświadczyć zgodność dokumentów z oryginałami, mówią zapisy Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z artykułem 129 (paragraf 2 i 3) dokumenty mogą zostać poświadczone za zgodność z oryginałem przez następujące osoby:

• Notariusz

Warto wiedzieć! Notariusze i notariuszki są zobligowani prawem do posługiwania się urzędowymi pieczątkami, na których oprócz danych musi znaleźć się także wizerunek orła białego.

• Pełnomocnik strony, reprezentujący daną osobę w procesie postępowania sądowego

Ważne! Pełnomocnik musi być adwokatem.

• Radca prawny

• Rzecznik patentowy

• Radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa

Wzór pieczątki „za zgodność z oryginałem” nie jest regulowany prawnie. W związku z tym takie stemple mogą mieć np. różne rozmiary i kolory oraz dodatkowe pola (takie jak data i podpis).

Odpis notarialny dokumentu

Najczęściej zgodność z oryginałem potwierdzają notariusze, a dokumenty przez nich poświadczone zyskują status odpisu notarialnego. Warto wiedzieć, że notariusz może poświadczyć kopię tylko za okazaniem oryginału orzeczenia, pisma czy innego druku.

Jakie dokumenty można poświadczać?

Są wśród nich m.in.: dokumenty administracyjne, orzeczenia sądowe, decyzje, zaświadczenia, umowy, dyplomy itp.

Ważne! Zanim postarasz się o uzyskanie poświadczenia (np. notarialnego) „za zgodność z oryginałem”, upewnij się, że w postępowaniu, które Cię dotyczy, możesz posługiwać się poświadczoną kopią, czy może konieczne będzie jednak przedstawienie oryginału.

Więcej wzorów pieczątek znajdziesz na: https://pieczatki-online.eu/wzory-odbic-pieczatek