Refakturowanie to pojęcie, z którym często można spotkać się przy prowadzeniu księgowości. Działanie to nie wynika ściśle z przepisów prawa, ale bardzo dobrze ukształtowało się w praktyce gospodarczej i jest często stosowane. Na czym polega refakturowanie i kiedy można je zastosować?

Czym jest refakturowanie?

Pod pojęciem refakturowania kryje się odsprzedanie innej firmie usługi lub towaru po tej samej cenie, bez doliczania marży i prowizji. Dokonując refakturowania, odsprzedaje się usługi podmiotowi, który faktycznie z nich korzysta.  Zazwyczaj mechanizm ten najczęściej stosuje się do usług, ale może być też wykorzystany przy odsprzedaży towarów.

Jak wystawiać refakturę?

Klasyczną sytuacją, kiedy należy wystawić refakturę, jest wynajmowanie biura. Będąc właścicielem nieruchomości, jest się też właścicielem liczników odmierzających zużycie mediów – faktycznie jednak się z nich nie korzysta. Koszty ich zużycia należy więc refakturować na najemcę, czyli podmiot faktycznie korzystający z energii elektrycznej czy wody. W ten sposób samemu się nie jest nimi obciążonym i nie trzeba ich opłacać, a dodatkowo najemca otrzymujący refakturę może opłaty wprowadzić w koszty prowadzenia działalności.

Jak wygląda refaktura?

Przepisy prawa nie określają, jak dokładnie ma wyglądać refaktura, dlatego przyjęło się, że wystawiana jest ona na zasadach ogólnych.  Sprawia to, że dokument wygląda jak ta „zwykła faktura”. Zawsze warto jednak zawrzeć adnotację, że chodzi o refakturowanie. Wystawianie refaktury w systemie wfirma.pl daje taką możliwość z poziomu automatycznego, poprzez przypisania właściwej stawki VAT zwykłej fakturze. Należy pamiętać, że dokument należy wystawić najpóźniej do 15-go dnia danego miesiąca po miesiącu, w którym usługa była wykonana.

Jaka stawka VAT obowiązuje przy refakturowaniu?

Wystawiając refakturę, należy zastosować tę samą stawkę VAT, za jaką kupiło się daną usługę lub towar. Pod uwagę należy natomiast wziąć kwestię zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego z VAT. Oznacza to, że refakturując usługę zakupioną od podmiotu zwolnionego podmiotowo z VAT, nie nalicza się podatku. Czynny podatnik VAT natomiast przy odsprzedaniu tejże usługi jest zobowiązany do naliczenia odpowiedniej stawki podatku VAT. W przypadku refakturowania podmiotów zwolnionych przedmiotowo VAT należy naliczać podstawową stawkę podatku wynoszącą 23%.

Oprócz podatku VAT przy refakturowaniu należy też pamiętać o podatku dochodowym. Kwestia jego rozliczeń nie została sprecyzowana w żadnej ustawie, dlatego organy podatkowe opierają się na interpretacjach ogólnych zasad tego typu daniny.

Czy przy refakturowaniu można narzucać marżę?

Przyjęte zasady mówią, że na refakturze muszą znajdować się takie same kwoty, jakie zostały umieszczone na pierwotnym dokumencie. Dla pośrednika oznacza to, że nie może on naliczyć żadnej marży. Wynika to z tego, że jedynie pośredniczy w transakcji między dostawcą a finalnym odbiorcą usługi czy towaru.