Jeśli firma prowadzi transakcje za pośrednictwem Internetu, często wymaga to cyfrowej identyfikacji. Jeśli prowadzisz interesy w sieci dużym ułatwieniem dla Twojej firmy będą podpisy elektroniczne. W wielu przypadkach może być wymagany podpis elektroniczny lub cyfrowy. Podpis ten może służyć w poinformowaniu klienta, że jesteś legalnym nadawcą wiadomości czy też osobą upoważnioną do wystawienia dokumentów.

Charakterystyczny podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny jest elektroniczną wersją odręcznego podpisu. Składa się z danych elektronicznych wysyłanych wraz z dokumentem cyfrowym. Różnica między regularnym podpisem elektronicznym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest taka, że ten drugi ma certyfikat i jeśli obsługa firm z jego udziałem ma być legalna – musi go posiadać.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne

Kwalifikowane podpisy elektroniczne posiadają kwalifikowany certyfikat. Dostawcy usług certyfikacyjnych wydają te certyfikaty. Te podpisy są zawsze prawomocne. Firmy oferujące kwalifikowany podpis elektroniczny muszą znajdować się na liście zaufanych usług, gdzie członkowi są sprawdzani przez specjalnie do tego celu przeznaczone instytucje.

Czy to jest legalne?

Podpisy elektroniczne są ważne w umowach handlowych tam samo jak podpisy podpisane atramentem na papierze – jeśli są certyfikowane i tylko takie należy wdrożyć do firmy. Podpisy elektroniczne coraz częściej wdraża się w biznes, gdyż zostały oficjalnie uznane w globalnym i międzynarodowym akcie handlowym.

Jak je wdrożyć?

Istnieje kilka różnych sposobów zamieszczania swoich podpisów elektronicznych, w tym wpisywania imienia osoby podpisującej w obszarze podpisu, wklejenia zeskanowanej wersji podpisu sygnatariusza, kliknięcia przycisku „akceptuje”. Musisz wybrać wersję najbardziej odpowiednią dla swoich potrzeb.

Dlaczego warto?

Jednym z największych plusów podpisów elektronicznych jest wygoda świadczona przez usługę.
Jest to mniej czasochłonne rozwiązanie niż umowy drukowanie i faksowanie. Dokumenty można podpisywać natychmiast w trybie online i często na dowolnym urządzeniu. Usługa tego rodzaju oferowana przez dostawców podpisów elektronicznych będzie przygotowywała dokument dla wszystkich osób, których podpisu wymaga się w danej dokumentacji. Również i automatyczne przypomnienia mogą być wysyłane, aby pomagać ludziom pamiętać o podpisaniu.

Warto skorzystać z takiego gotowego oprogramowania we wdrożeniu, gdyż platformy podpisów elektronicznych otrzymują wykonaną kopię na wybranej platformie, dzięki czemu zawsze udostępniają je lub integrują się z usługą przechowywania plików, na przykład Dokumentami Google lub Dropbox, dzięki czemu zawsze ma się pojęcie, gdzie łatwo i szybko można znaleźć kontrakt – co eliminuje problem w firmach, związany z tym że umowa po podpisaniu zostaje gdzieś niewłaściwie umieszczona lub nie można jej znaleźć. Warto więc już dzisiaj bliżej zainteresować się tym tematem i skorzystać z e-podpisu dla swoich biznesowych potrzeb. Więcej na ten temat można przeczytać w sieci internetowej.

Artykuł opracował portal Kaspol.pl kasy fiskalne Warszawa