Ewidencja czasu pracy – co powinieneś wiedzieć

Pracodawcy muszą prowadzić dokładne rejestry godzin pracy pracowników, aby zachować zgodność z prawem. Ten pozornie prosty proces może stać się złożony, gdy pracownicy wcześnie rozpoczynają pracę lub spóźniają się, podróżują służbowo, uczestniczą w szkoleniach firmowych i korzystają z urządzeń mobilnych, aby pozostać w kontakcie z pracą po godzinach. Oto kilka ważnych kwestii, które pomogą Ci w zarządzaniu obowiązkami związanymi z ewidencją czasu pracy.

Użyj dokładnego systemu pomiaru czasu

Pracodawcy mogą wybrać preferowaną metodę pomiaru czasu (np. zegary czasu, karty czasu pracy lub czytniki identyfikatorów), pod warunkiem, że jest ona kompletna i dokładna. Najlepszą praktyką jest śledzenie czasu pracowników co do przepracowanej minuty, jednak ustawa zezwala pracodawcom na zaokrąglenie godzin pracy pracowników do maksymalnie 15 minut. Twoja polityka zaokrąglania czasu pracy musi być stosowana uczciwie i nie może konsekwentnie zaokrąglać na korzyść firmy ani skutkować niepoliczeniem całego czasu faktycznie przepracowanego przez pracowników.

Na przykład, jeśli pracodawca zaokrągla do najbliższych 15 minut, może zaokrąglić w dół czas pracownika z jednej do siedmiu minut, ale musi zaokrąglić czas w górę z ośmiu do czternastu minut. Interesującym rozwiązaniem jest również elektroniczna ewidencja czasu pracy na kadromierz.pl  – warto się z tym zapoznać.

Wymagaj od pracowników, aby rejestrowali cały przepracowany czas

Czas spędzony na korzystaniu z technologii poza tradycyjnym miejscem pracy w celu:

  • odpowiadania na służbową pocztę e-mail,
  • uzyskiwania dostępu do sieci firmowej,
  • sprawdzania wiadomości telefonicznych,
  • wykonywania innych zadań w pracy

Wszystko to jest ogólnie uważane za czas pracy podlegający rekompensacie. Upewnij się, że  pracownicy wiedzą, że muszą zgłaszać cały czas spędzony w pracy, w tym czas spędzony na sprawdzaniu służbowej poczty e-mail poza godzinami pracy. Jeśli pracownicy nie mogą korzystać z Twojego zwykłego systemu pomiaru czasu do rejestrowania pracy po godzinach, poinstruuj ich, jak szybko i dokładnie zgłaszać te godziny.

Rejestruj nieproduktywny czas, za który również trzeba zapłacić. Zgodnie z ustawą i wieloma przepisami pracodawcy muszą płacić pracownikom za czas faktycznie spędzony w pracy, a także za czas nieproduktywny, na przykład czas spędzony na szkoleniu lub podróżach służbowych. Upewnij się, że rozumiesz zasady dotyczące nieproduktywnego czasu, który należy zapłacić, i poinstruuj pracowników, aby odpowiednio rejestrowali swój czas – aby wiedzieli jak rozliczać nadgodziny w delegacji i tym podobne okoliczności.

Wymagaj od pracowników weryfikacji przepracowanych godzin. Na koniec każdego okresu rozliczeniowego wymagaj od pracowników, aby przejrzeli swoje rejestry czasu pracy i sprawdzili, czy są one dokładne. Może to pomóc w dokonaniu korekt przed uruchomieniem listy płac i udokumentowaniu, że pracownik potwierdził dokładność swoich ewidencji czasu pracy.