Efektywne zarządzanie czasem to w dzisiejszych czasach umiejętność niezwykle pożądana. Wymaga ona sprawnego planowania zadań w czasie. W praktyce jednak realizacja takiego założenia bywa trudna. Aby wam to ułatwić, przygotowaliśmy listę 10 programów i narzędzi, które pomagają w organizacji pracy biurowej.

1.Asana

Niezwykle praktyczne narzędzie umożliwiające organizowanie projektów, planowanie ważnych zadań oraz wyjazdów. To bardzo rozbudowana witryna dedykowana do pracy zespołowej. Korzystając z tego programu można szybko i sprawnie podzielić zadania, przydzielić je do odpowiednich osób, a także tworzyć wiadomości tekstowe. Na uwagę zasługuje specjalnie przygotowany kalendarz obszaru roboczego, dzięki któremu planowanie przebiega płynnie.

2.Trello

To program, który pod względem graficznym przypomina tablicę korkową. Jego użytkownik może odnotowywać na tzw. tablicach listy z informacjami, które mają trafić do określonych osób czy zespołów. W ten sposób łatwiej kontrolować działania firmowe i ważne zadania, które wcześniej nie mogły zostać zakończone przez pracowników.

Zaletami programu jest możliwość jego wykorzystania przez wiele osób, dodawanie plików z Google Drive czy Dropboxa, przesyłania zdjęć oraz materiałów wideo czy dodawania komentarzy do pracy innych osób.

3.Podio

Program ten pod względem funkcjonalności jest podobny do dwóch wyżej prezentowanych, ale zasługuje na uwagę ze względu na swoją prostotę. W sposób szczególny można go polecić wszystkim tym, którzy do tej pory nie mieli do czynienia z żadnym programem do zarządzania czasem. Podio służy jednak nie tylko do podziału pracy i przydzielania konkretnych projektów do poszczególnych osób, ale także zarządzania finansami czy urlopami. Podio warto wypróbować ze względu na prosty interfejs, duży zestaw funkcjonalności, a także możliwość przygotowywania raportów. Narzędzie to można zintegrować z Google Drive oraz Dropboxem.

4.Microsoft Projekt Professional

Profesjonalny program, który umożliwia zarządzanie projektami. Z jego pomocą można bez żadnych problemów śledzić wszystkie projekty w ramach jednego systemu do zarządzania i zwiększać wydajność pracy biurowej. Na uwagę zasługują tu dostępne narzędzia do raportowania, analiza scenariuszy alternatywnych bez konieczności ponownego przygotowywania planu od początku, a także proste budowanie witryn projektów.

5.Grafik dyżurów

Stworzeniu tego programu przyświecała idea ułatwieniu planowania dyżurów pracowników medycznych. W dość szybkim czasie program ten jednak upowszechnił się wśród przedsiębiorców z innych branż, którzy z powodzeniem wykorzystują go do tworzenia harmonogramu pracy swoich podwładnych. Program obsługuje do 4 zmian roboczych, a także samodzielnie wyznacza miesięczny normatyw pracy. Z czystym sumieniem można go polecić przedsiębiorcom, dla których problematyczna staje się organizacja pracy bardzo dużego zespołu. Prosty interfejs, duży potencjał możliwości konfiguracyjnych oraz możliwość łatwego generowania i drukowania rozkładu pracy to powody, dla których warto wypróbować w swojej firmie jego działanie.

6.Evernote

Praktyczny program dla miłośników notatek, pozwalający w łatwy sposób organizować czas wolny oraz pracę. Dzięki Evernote możemy przechowywać prawie wszystkie pliki, a następnie tworzyć z nich zapiski tekstowe czy zrzuty ekranu. Wprawdzie program nie posiada tak wielu zaawansowanych funkcji jak programy wymienione powyżej, ale warto o nim pomyśleć jak o przydatnym narzędziu do wykorzystania na co dzień. Evernote gwarantuje łatwy dostęp do danych, integrację z przeglądarką oraz kontem mailowym.

7.Rainlendar

Kalendarz, który w rzeczywistości jest pewną edycją narzędzia systemów Windows czy Linux, która jest wyświetlana na pulpicie. Program będzie przydatny dla wszystkim tych, którzy chcą na bieżąco obserwować swoje zadania oraz mieć stały wgląd do zbliżających się deadlinów. Program sprawdzi się również jako terminarz, który wyświetli nadchodzące zadania do wykonania bezpośrednio na pulpicie komputera. Narzędzie można skonfigurować z programem Microsoft Outlook lub usługą Google Calendar. Program zasługuje na przetestowanie, ponieważ jest prosty w obsłudze, regularnie pokazuje zbliżające się zdarzenia oraz obsługuje skórki, które umożliwiają dopasowanie jego wyglądu do własnych preferencji.

8.Statlook

To narzędzie pozwala w sposób kompleksowy zarządzać wszystkimi zasobami informatycznymi w firmowej sieci komputerowej. W ten sposób można w łatwy sposób kontrolować sieć oraz łączyć się z poszczególnymi użytkownikami. Program zapewnia bezpieczeństwo zasobów firmowych przechowywanych na komputerze oraz pozwala utrzymać dyscyplinę wśród pracowników. Dzięki programowi można monitorować wydajność pracowników, prowadzić bieżącą inwentaryzację sprzętu czy dokładny audyt oprogramowania.

9.GanttProject

Narzędzie to umożliwia planowanie oraz kierowanie projektami przy pomocy diagramu Gatta. Korzystając z programu, można rozdzielać zadania pomiędzy poszczególne osoby oraz planować czas ich wykonania. Podział ekranu na dwie części umożliwia jednoczesne zarządzanie zadaniami oraz ich kontrolę na tak zwanej osi czasu. Wśród głównych zalet programu wymienia się: prosty w obsłudze interfejs, możliwość zapisania gotowego projektu do wielu formatów plików czy opcję dzielenia się zasobami z innymi osobami.

10.ClearPro

Bardzo rozbudowany program służący do zarządzania produkcją. Stanowi on również cenne wsparcie dla obsługi magazynu oraz sprzedaży w firmie. Program przydatny w trakcie planowania, realizacji czy rozliczania produkcji, wspomaga pracę w obszarze logistyki oraz księgowości w firmie. Na jego korzyść można zaliczyć możliwość korzystania z darmowego serwera baz danych MySQL, prowadzenie dowolnej ilości magazynów z określonymi sposobami wycen czy przeprowadzanie prostych analiz sprzedaży.

Zarządzanie czasem wpływa na efekty pracy

Umiejętne zaplanowanie działań w czasie to pierwszy krok na drodze do zwiększenia wydajności pracowników, a w dalszej perspektywie podniesienia zysków w firmie. Z tego powodu wśród przedsiębiorców wzrasta zainteresowanie oprogramowaniem zarządzającym czasem. Na początek warto przyjrzeć się bliżej narzędziom, które wymieniliśmy na liście, by sprawdzić ich funkcjonalność i określić, czy okażą się przydatne.

Oprócz programów do organizacji czasu bardzo praktyczne są również stemple firmowe. Każdy, kto chce zamówić pieczątki firmowe online, może to zrobić za pomocą specjalnego formularza, który znajduje się na stronie: http://www.stampler.pl/zamow_pieczatke.

Na koniec mamy również coś dla tradycjonalistów. Poniżej znajdują się darmowe grafiki w 4 odsłonach, które można wydrukować oraz dodać do swojego kalendarza. Warto wykorzystać pieczątki biurowe do planera i oznaczać nimi dni wolne od pracy, wykonanie zadania czy inne działania!

Wersja 1

Wersja 2

Wersja 3