Planowanie wydarzeń biznesowych wymaga naprawdę porządnego planowania i organizacji całego eventu. Jeśli poświęcisz trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak zaplanować wydarzenia biznesowe, przekonasz się, że każde kolejne wydarzenie biznesowe stanie się łatwiejsze do zaplanowania. Wydarzenie biznesowe to inwestycja firmy w marketing produktu lub innego aspektu firmy. Aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji, musisz opracować proces planowania zdarzeń, który działa i nie chodzi zawsze o catering, tak jak się to powszechnie przyjęło w wielu firmach.

Określ zakres zdarzenia, decydując o tym, jaki efekt chcesz uzyskać.

Możesz na przykład zdecydować, że zaprezentowanie produktu powinno odbywać się w dużej sali, podczas gdy nieformalna grupa może być przyjmowana w bardziej kameralnych warunkach imprezy branżowej. Zrób listę na papierze wszystkiego, co chcesz osiągnąć poprzez organizację tego wydarzenia, a następnie użyj tej listy w celu określenia zakresu wydarzenia.

Sporządź listę gości zawierającą każdą osobę, którą chcesz zaprosić na imprezę. Jeśli planujesz zorganizować wydarzenie, które jest otwarte dla publiczności, musisz jeszcze oszacować, jaka będzie frekwencja, aby wiedzieć dokładnie jakie meble eventowe na wynajem będą dla ciebie przydatne, oraz oczywiście w jakich ilościach.

Zastanów się nad tematem wydarzeń. Po opracowaniu motywu można podjąć decyzję o całej pozostałej organizacji wydarzenia. Konieczne będzie potem zrobić listę dekoracji na imprezę, głośników i kosztów instalacji, oczywiście ważna jest też kwestia cateringu i wynajętej pomocy potrzebnej do obsługi imprezy. W tym momencie znasz już przecież zakres twojego wydarzenia – więc wiesz ile osób potrzebujesz do jego obsługi, jakiego rodzaju głośników i dekoracji dokładnie potrzebujesz. Pozwoli to określić, czy odbędzie się impreza w obiekcie, czy też trzeba wynająć halę. Koszt wynajmu będzie również musiał zostać uwzględniony jako część kosztów instalacji.

Przekaż opis wydarzenia wśród pracowników i poproś ochotników o pomoc w organizowaniu i prowadzeniu imprezy. Im mniejszej ilości pracowników musisz zapłacić, tym więcej pieniędzy oszczędzisz na imprezie.

Określ, jak chcesz reklamować swoje wydarzenie.

Jeśli robi się zaproszenie tylko dla gości wydarzeń, to kosztuje tylko zaproszenia i opłaty pocztowe. Jeśli robisz wydarzenie, które jest otwarte dla publiczności, musisz przygotować listę kosztów reklamy mediów, takich jak internet, radio, telewizja i druk.

Skompiluj wszystkie informacje w budżecie. Budżet powinien zawierać bardzo wiele aspektów sposobu wydawania pieniędzy, musisz tam dokładnie oszacować ile będzie kosztować każdy przedmiot, by wiedzieć jakiej spodziewać się sumy całej imprezy. Warto zawsze dodać dodatkowe 20 procent do wszystkich kosztów, aby umożliwić zmiany planów lub problemów podczas planowania i realizacji wydarzeń.

Pamiętaj, iż zawsze możesz skorzystać z pomocy profesjonalnych agencji eventowych, dzięki czemu nie będziesz musiał zajmować się tym wszystkim-bo oni to zrobią za ciebie.