Na co należy zwrócić uwagę wynajmując sale konferencyjną?

sss1

Powodzenie konferencji, eventu czy spotkania nie zależy wyłącznie od doboru gości i prelegentów oraz programu. Istotna jest też sama sala konferencyjna. Od jej lokalizacji, ale i wielu innych czynników zależy komfort gości. Na co więc należy zwrócić szczególną uwagę przy wynajmowaniu takich obiektów?

Lokalizacja jest najważniejsza 

Ten aspekt jest wyjątkowo istotny. Jeśli jest to na przykład ważna konferencja czy też sympozjum, najlepsza będzie sala w centrum miasta, najlepiej w prestiżowej lokalizacji. Wiele spotkań nie odnosi zakładanego sukcesu właśnie dlatego, że sala jest za bardzo oddalona i goście mają problem z dotarciem. Inaczej jest oczywiście, jeśli takie spotkanie jest wyjazdowe – wtedy najlepiej, by sala była w tym samym hotelu, w którym przebywa większość gości, ewentualnie w jego pobliżu.

Niestety, im lepsza lokalizacja, tym wyższa cena. Płaci się zresztą dużo nie tylko za najlepsze lokalizacje w największych metropoliach, ale również za sale w zabytkowych obiektach czy nad morzem oraz w górach (sprawdź konferencje w Warszawie – lista hoteli). Czasem jednak warto się upewnić, czy gościom naprawdę tak bardzo zależy na najlepszym miejscu. Być może uda się zorganizować konferencję nieco dalej od centrum, a zaoszczędzone pieniądze wydać na coś innego – na przykład na specjalnego gościa.

Łatwość adaptacji sali

Jeśli ma być to klasyczna konferencja, problemu zazwyczaj nie ma. Wystarczy jedynie upewnić się, że personel sali jest w stanie zapewnić odpowiednio dużo krzeseł i miejsce dla prowadzących. Lecz jeśli ma to być już mniej typowe spotkanie, warto się upewnić, że sala spełni wymogi. Na przykład spotkanie w formie seminaryjnej może wymagać odpowiednio ułożonych stołów, nieraz również z mikrofonami. Oczywiście jeżeli na sali mają się odbyć na przykład pokazy sprzętu IT, sala musi być dopasowana jeszcze dokładniej. Warto nawet próbnie podłączyć i uruchomić taki sprzęt przed imprezą, aby mieć pewność, że detale techniczne nie zepsują całej imprezy.

Lunch

Po kilku godzinach na spotkaniu, na pewno goście będą głodni. Trzeba im zatem zaproponować lunch. To często bardzo trudne wyzwanie, bo nieraz wymaga odpowiedniej sali oraz dostawy cateringu. Na szczęście większość sal konferencyjnych oferuje pakiet cateringowy we własnym zakresie. Poza większym lunchem, goście powinni mieć możliwość wypicia gorących napojów lub wody. Dobrze, jeśli do tego będą jeszcze jakieś zimne przekąski lub na przykład owoce.

Przygotowanie perfekcyjnej sali na konferencję czy spotkanie nie jest więc rzeczą prostą, lecz za pomocą takich stron, jak na przykład http://www.salekonferencyjne.pl powinno to się bez problemu udać. Jednak poza czysto technicznymi kwestiami, dobrze jest też pomyśleć o odpowiednim wyglądzie i klimacie sali. Kadra menedżerska ma na przykład swoje wymagania i dobrze będzie się czuła w luksusowym wnętrzu. Jednak taka atmosfera może uwierać na przykład programistów czy też naukowców. Dobrze więc przejrzeć zdjęcia przykładowych sal i wybrać tą odpowiednią.