Budowlańcy tak samo jak i inne działalności są zobligowani do posiadania kasy fiskalnej. Prowadzenie usług budowlanych jest specyficzną dziedziną i wymaga ona dostosowania do różnych warunków. Warto więc zawczasu zastanowić się, jaka kasa będzie odpowiednia dla usług budowlanych.

Kasa fiskalna online – obowiązkowa od lipca 2021!

Sytuacja prawna w Polsce często się zmienia, a branża budowlana musi za nią podążać. Jedną z ważniejszych zmiennych w nadchodzącym roku jest wymiana tradycyjnych kas fiskalnych. Co ważne konieczna będzie wymiana nie tylko modeli z papierowym, ale też z elektronicznym zapisem kopii! W przypadku branży budowlanej ustawodawca jeszcze w 2019 roku zakładał, że wymiana nastąpi 1 stycznia 2021 roku.

Jednak kryzys spowodowany epidemią wymusił przesunięcie tej daty o 6 miesięcy. Oznacza to, że właściciele firm budowlanych muszą wymienić kasę najpóźniej do 1 lipca 2021 roku. Warto jednak przygotować się do wymiany odpowiednio wcześniej i zdobyć informacje, które pozwolą na wybór najlepszej możliwości. Spać spokojnie i nie myśleć o wymianie mogą jedynie firmy, których obrót w tym roku podatkowym nie przekroczy 20 000 PLN.

Jaka struktura firmy wpływa na wybór kasy?

Nie da się w kilku zdaniach odpowiedzieć jaka kasa fiskalna dla firm budowlanych jest najlepsza, ale można dać jasne wskazówki, które pozwolą na podjęcie najlepszej decyzji. Współcześnie producenci mogą zaoferować dużą ilość kas różniących się m.in. poziomem mobilności (lub jej brakiem) czy też rodzajem funkcji dodatkowych.

To, na który rodzaj kasy warto się zdecydować, musi być uzależnione od struktury firmy oraz oferowanych przez nią usług. Inne będą potrzeby jednoosobowej działalności budowlanej, a inne przedsiębiorstwa zajmującego się dodatkowo sprzedażą materiałów budowlanych, czy też projektów budowlanych.

Dlatego każdy przedsiębiorca, niezależnie od specyfiki firmy w pierwszej kolejności musi określić własne potrzeby i oczekiwania. Równocześnie bez względu na to, jakie są indywidualne potrzeby w firmie, każda dobra kasa fiskalna online dla budowlańca musi:

– zapewnić dostęp do internetu mimo trudnych warunków,

– mieć wytrzymałą baterię i konstrukcję,

– być odporna na zabrudzenia, pył,

– działać zarówno stacjonarnie, jak i w terenie,

– mieć odpowiednio szeroką bazę PLU.

– podłączenia terminala płatniczego.

Kasa mobilna czy stacjonarna?

Pierwszą rzeczą, którą warto przemyśleć, jest wybór pomiędzy kasą mobilną a kasą stacjonarną. Tak zaczyna się większość wpisów dotyczących kas online. W rzeczywistości można mieć jedno i drugie. Wystarczy kupić model w formie modułowej.

Dzięki takiemu rozwiązaniu można cieszyć się z mobilnej kasy fiskalnej, która łącząc się z dodatkowymi modułami może być podłączona do urządzeń okołokasowych, ważnych przy sprzedaży stacjonarnej. Jednak w większości przypadków wystarczą zwykłe modele mobilne.

Koniecznie należy się jednak upewnić, czy urządzenie mobilne pozwala na dołączenie do niego terminala płatniczego. Świadczenie jakichkolwiek usług budowlanych bez możliwości płatności kartą w XXI wieku z pewnością nie zadowoli większość klientów.

Kasa online – jaką wybrać, żeby miała dostęp do internetu?

Kasa online podobnie jak modele tradycyjne rejestruje sprzedaż, czy też drukuje paragony, raporty oraz musi być poddawana okresowym przeglądom. Dodatkowo obydwa rodzaje kas wyglądają tak samo, a sposób ich obsługi jest co do zasady jednakowy. Jednak w przypadku modeli online wszystkie dane z kasy na bieżąco przekazywane są do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co zapobiega dużym nadużyciom podatkowym. Co to oznacza w praktyce?

Kasa fiskalna dla budowlańca musi mieć teoretycznie ciągły dostęp do internetu! Biorąc pod uwagę, że kasa może często znajdować się poza biurem (modele mobilne), każdy budowlaniec musi wiedzieć, jak zapewnić ciągłą łączność kasy z CRK. W przypadku kas mobilnych zawsze warto stawiać na modele łączące się z siecią GSM. Oznacza to, że w kasie znajduje się miejsce na kartę SIM (taką, jak w telefonie), która pozwala na automatyczne wysyłanie danych do CRK.

Dodatkowo kasa fiskalna dla usług budowlanych musi pozwalać na łączność z siecią Wi-Fi. Jeżeli karta SIM przestanie działać, kasę online będzie można podłączyć do Wi-Fi udostępnianego np. przez telefon!. Dodatkowym zabezpieczeniem może być kupno mini routera, który zapewni dostęp do kolejnej, awaryjnej sieci Wi-Fi. W przypadku krótkich przerw w łączności m.in. w. czasie przełączania między siecią GSM a Wi-Fi właściciel kasy nie będzie ponosił żadnych konsekwencji.

Można też zwrócić uwagę na obecność anteny zewnętrznej. Mają one silniejszy sygnał, niż modle z wbudowaną anteną. W sytuacji, gdy ze względu na specyfikę pracy budowlaniec nie będzie miał dostępu do internetu w trakcie korzystania z kasy, konieczne jest skontaktowanie się z naczelnikiem Urzędu Skarbowego i ustalenie konkretnych okienek czasowych, w których kasa będzie miała dostęp do sieci i będzie mogła wysłać dane do CRK. Uzyskanie zgody będzie wymagała uzasadnienia!

Nie zapomnij o bazie PLU!

Baza PLU ma ogromne znaczenie. Określa ona ilość towarów i usług, które mogą zostać zapisane na kasie. O ile w przypadku jednoosobowych działalności stosunkowo niewielka baza PLU nie stanowi problemu, to sytuacja się zmieni wraz z rozwojem firmy.

Dlatego zawsze warto postawić na sprzęt z bazą pojemniejszą od aktualnych potrzeb. Alternatywą może być kupno kasy dającej możliwość poszerzenia bazy PLU, ale jest to bardzo rzadka i kosztowna opcja! O czym jeszcze warto pamiętać, wybierając kasę?

Czas korzystania z urządzenia ma znaczenie!

Kolejna sprawa to czas korzystania z urządzenia. Żaden budowlaniec nie chciałby, żeby urządzenie nie nadawało się do użytku w trakcie zawierania transakcji. Dlatego tak istotna jest żywotność baterii, czy też długość rolki z taśmą, która montowana jest w kasie.

W przypadku kas fiskalnych żywotność baterii najczęściej określana jest przez ilość wydrukowanych paragonów. Dodatkowo dobrze, jeżeli do kasy dołączona jest m.in. ładowarka samochodowa. W przypadku rolki warto zwrócić uwagę na jej długość.

Oczywiście im dłuższa rolka pasująca do kasy, tym dłużej można się cieszyć z jej funkcjonalności. W sprzedaży znaleźć można modele na rolkę o długości wahającej się od 14 do nawet 30 metrów. Dzięki temu każdy znajdzie rozwiązanie pasujące do potrzeb!

Artykuł powstał we współpracy ze sklepem Mico, gdzie znajdziecie kasy fiskalne dla różnych branż.

Polecamy:
– Od 1 lipca zmiany w posiadaniu kas fiskalnych online