Każdy przedsiębiorca ma obowiązek wytwarzania, a następnie odpowiedniego przechowywania oraz archiwizowania dokumentacji firmowej. Obowiązek ten wynika z przepisów obowiązującego prawa niezależnie od rodzaju wykonywanej działalności czy wielkości firmy. Sam sposób tworzenia, przechowywania oraz niszczenia dokumentacji firmowej uregulowany jest Ustawą z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach opublikowanej w Dzienniku Ustaw Nr 41 , poz 216 z późniejszymi zmianami.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja to w dużym skrócie gromadzenie, klasyfikowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie wytwarzanej dokumentacji. Proces ten odbywać się powinien w ściśle określonych warunkach i przez ściśle określony czas zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
W zależności od rodzaju danych jakie zawiera archiwizowana dokumentacja firmowa podlega ona specjalnej kwalifikacji według następującego klucza:
A – dokumentacja o wartości historycznej, która nie podlega niszczeniu, a jej przechowywanie ma charakter wieczysty,
B – dokumentacja nie archiwalna,
Bc – dokumentacja nie archiwalna, która po wykorzystaniu powinna ulec całkowitemu zniszczeniu w sposób gwarantujący brak dostępu do niej przez osoby nieuprawnione,
B z cyfrą – dokumentacja, która po upływie określono terminu czasu ulega zniszczeniu przy czym użyta cyfra określa obowiązkowy okres jej przechowywania,
BE z cyfrą – dokumentacji, która po upływie określonego cyfrą czasu ulega zniszczeniu po uprzednim sprawdzeniu rodzaju treści jaką zawiera i kolegialnym podjęciu decyzji o konieczności jej utylizacji.

Archiwizacja nie ogranicza się jedynie do dokumentacji wytworzonej w tradycyjnej formie papierowej. Obejmuje ona również jej wszelkiego rodzaju nośniki o charakterze elektronicznym.

Każdy rodzaj dokumentacji ze względu na swój charakter i rodzaj zawartych informacji wymaga określonego przepisami prawa terminu archiwizowania. W przypadku dokumentów o charakterze księgowym przepisy prawa nakazują ich archiwizowanie przez okres nie krótszy niż pięć lat od momentu zakończenia roku podatkowego, natomiast dokumentacja dotycząca spraw pracowniczych, która w przyszłości będzie wykorzystywana do celów emerytalnych – przechowywana powinna być przez okres co najmniej pięćdziesięciu lat.

Dokumentacja objęta ochroną danych osobowych

Zgodnie z obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku, dokumentacja zawierająca informacje dotyczące danych osobowych, adresowych oraz danych o charakterze wrażliwym takich jak na przykład historia choroby osób trzecich podlega prawnej ochronie. Oznacza to, że osoby nieuprawnione nie powinny mieć do niej dostępu. Niezgodne z ustawą przechowywanie, a nawet niszczenie dokumentacji zawierającej dane objęte ochroną prawną podlega karze dlatego należy dołożyć wszelkiej staranności do jej prawidłowego zabezpieczenia.

Sposoby przechowania dokumentacji

W celu zagwarantowania prawidłowego przechowywania dokumentacji i zabezpieczenia jej przed dostępem osób nieuprawnionych warto zainwestować w specjalnie do tego celu przeznaczone wyposażenie. W ofercie sprzedaży dedykowane są do tego celu specjalne szafy metalowe z bezpiecznym zamknięciem, biurka z zamykanymi na klucz szufladami oraz podręczne kontenery, w których można bezpiecznie przechowywać dokumentację niezbędną w codziennej pracy. Dla ułatwienia dotarcia do określonego rodzaju danych warto posegregować przechowywaną dokumentację według klucza tematycznego, zbindować lub umieścić w dobrze opisanych skoroszytach, teczkach, segregatorach oraz pudełkach archiwizacyjnych. Więcej informacji na temat bindowania dokumentów można przeczytać na stronie bindowanie.com.pl.