Na co dzień każdy dorosły człowiek ma wiele spraw urzędowych do załatwienia. Dokumenty to formularze potwierdzające jakieś zdarzenie lub zawarcie jakieś umowy. Każda czynność związana z zakupem czegoś lub zobowiązaniem się do czegoś musi zostać sporządzona na piśmie. Tak samo, jak na przykład umowa o pracę, również musi zostać spisana na papierze. Wszystkie te kartki, nazywamy dokumentami. Często jednak stawiamy sobie pytanie, jak długo przechowywać dokumenty?

Każda instytucja, w której coś załatwiamy, wystawia nam dokument, należy je przechowywać w domu, ponieważ w każdej chwili mogą nam się przydać w przypadku problemów z ustaleniem danej kwestii, mamy dokument jako wzór tego, do czego się zobowiązaliśmy lub tego, do czego ktoś nam się zobowiązał. Warto trzymać takie dokumenty przez cały okres trwania ich ważności z zachowaniem około roku zapasu po ustaniu ważności dokumentu.

Gdzie przechowywać dokumenty w domu?

Miejsce dokumentów w domu dobrze zorganizować w specjalnych kartonach na dokumenty, aby wszystkie były w jednym miejscu i były łatwe do odszukania. W kartonie warto byłoby mieć je pochowane w specjalne koszulki biurowe z karteczką, na której pisze jakich instytucji te dokumenty dotyczą oraz w jakiej sprawie zostały zawarte. Należy dokonywać przeglądu takiego kartonu na dokumenty, żeby na bieżąco sprawdzać, czy wszystkie są nam potrzebne. Dobrze jest również pamiętać, że wszystkie dokumenty zawierają nasze dane osobowe, czyli imię, nazwisko oraz najczęściej pesel więc należy trzymać je z dala od osób, które nie powinny ich oglądać. Podstawą do wypełnienia lub wystawienia dokumentów jest dowód osobisty, z którego są spisywane dane. Niszcząc dokumenty, należy skorzystać z niszczarki dokumentów lub spalić je w piecu, aby dane z nich nie mogły zostać wykorzystane do niczego innego. Dokumenty medyczne takie, jak wyniki badań lub karty zdrowia bywają przechowywane do nawet 20 lat w danej placówce służby zdrowia. Wyjątkiem są na przykład zlecenia oraz skierowania lekarskie, które już po 5 latach można zniszczyć. W okresie po 10 latach można zniszczyć zdjęcia rentgenowskie, jeżeli takie mamy w domu. Dokumenty dziecka od 0 do 2 roku życia należy przechowywać przez okres najlepiej 22 lat. Zagłębiając się w dokumenty bankowe, najczęstszym okresem przechowywania dokumentów jest okres 5 lat, natomiast dokumenty kadrowo płacowe powinny być przechowywane najdłużej, bo około 50 lat. Tyle wynosi czas, w którym mogą być znowu potrzebne, chociaż już akta osobowe na przykład muszą być przechowywane tylko 25 lat.

Kartony na dokumenty: praktyczna segregacja 

Należy pamiętać, aby za szybko nie wyrzucać też tych dokumentów, które mamy w domu tylko umieścić je w bezpiecznych miejscach, jakim są pudełka do przechowywania dokumentów, w których będziemy mogli wszystko trzymać tyle, ile trzeba. Obecnie pudełka kartonowe na dokumenty znajdujące się na rynku, są bardzo ładne, można postawić je na szafę i będą tworzyły nam ozdobę górnych szafek. Można także w ładnym kartonie zachować dokumenty w szafie. Nie będą tak narażone na bezpośredni kontakt z gośćmi, dziećmi czy pupilami.