Planujesz organizację wyjazdu służbowego. A może zdecydowałeś się na wyjazd służbowy organizowany przez profesjonalną firmę? Aby uniknąć rozczarowania, sprawdź, na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy!

Wiele osób pokłada nadzieję, że wyjazd służbowy będzie niezapomnianym wydarzeniem. Dlatego na etapie organizacji decydują się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy oferujących tego typu usługi. Niestety na rynku działa wiele nieuczciwych firm, których oferty dalekie są od ideału. Aby uchronić się przed ewentualnym rozczarowaniem, warto wybierać tylko sprawdzone i polecane firmy. Nie bez znaczenia pozostaje również treść umowy, którą będziemy musieli zawrzeć z organizatorem wyjazdu. Na co w szczególności zwrócić uwagę? O czym powinien nas poinformować organizator jeszcze przed zawarciem umowy? Na te i wiele innych pytań znajdziesz odpowiedź poniżej!

Czynności poprzedzające zawarcie umowy z organizatorem wyjazdu służbowego

Jeszcze przed podpisaniem umowy powinniśmy sprawdzić, w jakim charakterze występuje wybrana przez nas firma – czy jest organizatorem wyjazdy, pośrednikiem, czy agentem. Warto wiedzieć, że odpowiedzialność za realizację wyjazdu spoczywa na organizatorze, więc w razie niezadowolenia lub niewywiązania się ze wszystkich usług składających się na imprezę, będziemy wiedzieć, gdzie zgłaszać swoje skargi. Dodatkowo warto sprawdzić wiarygodność danej firmy oraz opinie klientów.

O czym powinien nas poinformować organizator wyjazdu?

Zanim dojdzie do zawarcia umowy, organizator powinien przedstawić nam pełną ofertę wyjazdu służbowego w folderach, broszurach czy katalogach. Co dokładniej się na nią składa? W prezentowanej ofercie powinna być jasno określona cena wyjazdu lub sposób jej ustalenia. Czy cena obejmuje wszystkie usługi, czy na niektóre będziemy zobowiązani zapłacić na miejscu, np. czy cena obejmuje posiłki, czy tylko sam nocleg, czy w trakcie wyjazdu przewidywane są wycieczki, co z opłatą za wejście do zwiedzanych obiektów etc. Warto również zwrócić na samą lokalizację, ustalić, w jakiej odległości znajduje się hotel od największych atrakcji oraz jaki jest jego standard. Od organizatora powinniśmy również dowiedzieć się, jakim rodzajem i kategorią środka transportu będziemy się poruszać. Czy jest sprawny pojazd, który zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu bezpieczeństwo i czy zapewni odpowiednią ilość miejsc? Nie zapominajmy także, że wyjazd służbowy nie opiera się tylko na pracy, atrakcje bieszczady również odgrywają tutaj ogromne znaczenie. Jeśli w danej lokalizacji nie będzie nic wartego zobaczenia, to może się okazać, że wyjazd będzie nieudany.

Gdy już umowa trafi do naszych rąk, nie pozostaje nam nic innego, jak sprawdzić, czy wszystkie wcześniej przekazane nam informacje zgadzają się z jej treścią. W razie niejasności zawsze możemy dopytać organizatora, a jeśli coś nam nie będzie odpowiadało, zawsze lepiej zmienić organizatora, niż później przeżyć rozczarowanie.