Jak płynnie przenieść siedzibę firmy do nowego biura?

5_b

Zmiana siedziby biura firmowego jest wbrew pozorom dość częstym zjawiskiem. Gdy już zajdzie taka potrzeba, do przeprowadzki należy się solidnie przygotować. Do obowiązków, jakie należy wykonać, należy nie tylko przyszykowanie nowej siedziby, ale też wypełnienie wielu innych obowiązków.

Zmiana siedziby biura firmowego jest wbrew pozorom dość częstym zjawiskiem. Gdy już zajdzie taka potrzeba, do przeprowadzki należy się solidnie przygotować. Do obowiązków, jakie należy wykonać, należy nie tylko przyszykowanie nowej siedziby, ale też wypełnienie wielu innych obowiązków.

Wiele jest przedsiębiorstw, które poszukują nowych lokalizacji, a powody są różne. Najczęściej jest to rozwój firmy i potrzeba ulokowania większej liczy pracowników. Wiele firm zmienia też swoją pierwotną lokalizację na bardziej atrakcyjną w sytuacji, gdy je po prostu wskutek rozwoju na to stać. Wiele firm dąży do tego, aby ulokować swoje biuro w atrakcyjnym i prestiżowym miejscu. W Warszawie taką lokalizacją jest Mokotów. To tam swoje siedziby mają czołowe polskie i międzynarodowe firmy. Dla wielu przedsiębiorców jednym z najważniejszych celów, jakie sobie stawiają, jest właśnie posiadać biuro na warszawskim Mokotowie, a jedną z ważnych przesłanek jest prestiżowy adres.

Przygotowanie do relokacji biura

Oczywistym jest, że w momencie rozpoczęcia wyprowadzki z jednej siedziby, konieczne jest posiadanie już gotowej nowej. Dlatego pierwszym krokiem jest znalezienie nowej lokalizacji i przygotowanie jej na przyjęcie pracowników. Poza znalezieniem miejsca pod nowe biuro, należy też przygotować do tego kadrę pracowniczą. Ważny jest w tym momencie przepływ informacji, poinformowanie ich, dlaczego dochodzi do zmiany siedziby itp. Uprzedzenie załogi jest istotne, szczególnie gdy nowa siedziba znajduje się w dużej odległości czy w całkiem innym miejscu niż poprzednia. Pracownicy również muszą się przestawić na inny tryb pracy, dojazdy do nowego miejsca itp.

Relokacja biura w trakcie

Szybkość przeniesienia biura wpływa na płynność działania firmy, dlatego należy proces relokacji skrócić do minimum. Do przeprowadzki niezbędne będzie wynajęcie firm, które nie tylko zajmą się samym przewiezieniem mebli, sprzętu czy dokumentów, ale też przygotują nową siedzibę i uporządkują poprzednią. W przypadku wielu biurowców obowiązkiem jest bowiem przywrócenie przez najemcę opuszczanego lokum do stanu pierwotnego. Aby relokacja biura odbyła się płynnie, należy ją stale koordynować i dopilnować przeprowadzenia wszystkich procedur.

Biuro w nowej lokalizacji

Nowe biuro firmy powinno być w jak największym stopniu przygotowane na przyjęcie pracowników, a także klientów czy kontrahentów. W momencie rozpoczęcia pracy przez załogę, wszytko powinno już działać, aby mogli oni pracować bez przeszkód. Poza samym biurem należy też pamiętać o rozmaitych formalnościach, jakie są nieodzowne w takiej sytuacji. Poza typowymi działaniami administracyjnymi, jak zmiana adresu, wymiana dokumentów, pieczątek, duże znaczenie mają działania marketingowe. Wiele jest takich firm, dla których zmiana siedziby to nie tylko bowiem korekta dokumentów, ale też potrzeba poinformowania o tym klientów i kontrahentów. Dla wielu z nich relokacja biura wiąże się z potrzebą kampanii marketingowej informującej o tym fakcie.

Firmy, które lokują swoje biuro na warszawskim Mokotowie, mają o tyle ułatwione zadanie, że jest to miejsce bardzo popularne i dość znane, a dzielnica Mokotów, tamtejsza ulica Domaniewska i sąsiednie, to adres, który w biznesie mówi wiele i znaczy wiele.