Umowa o zachowaniu poufności, nazywana najczęściej NDA z angielskiego non disclosure agreement, to porozumienie, w którym strony zobowiązują się do nieujawniania określonych informacji osobom trzecim i do wykorzystywania tych informacji wyłącznie w uzgodnionym celu. W praktyce biznesowej jest to podstawowe narzędzie ochrony tego, co w firmie najcenniejsze.
Chodzi o know how, strategie, dane klientów, informacje finansowe, warunki handlowe i wszystkie te elementy, które budują przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa.
Kiedy warto podpisać NDA z kontrahentem?
NDA z kontrahentem ma sens wtedy, gdy w toku rozmów lub współpracy udostępniasz informacje, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić Twojej firmie. Chodzi o sytuacje, w których druga strona musi poznać Twoje liczby, procesy, rozwiązania lub plany strategiczne, aby w ogóle można było ocenić współpracę lub ją zrealizować. Im większa wartość informacji i im łatwiej je wykorzystać poza Twoją kontrolą, tym większa potrzeba zawarcia umowy poufności.
Najbardziej klasyczny moment na podpisanie NDA to etap wstępnych negocjacji umowy handlowej. Przykładowo przedstawiasz kontrahentowi szczegółowy cennik, rabaty, marże, modele rozliczeń, prognozy sprzedażowe albo dane o wynikach dotychczasowych klientów.
Jeśli taki pakiet trafiłby do konkurenta, mógłby zostać użyty przeciwko Tobie w kolejnych przetargach czy rozmowach handlowych. NDA pozwala ograniczyć to ryzyko i jednocześnie daje jasny sygnał, że te informacje nie są „zwykłą ofertą”, ale elementem tajemnicy przedsiębiorstwa.
Kolejną grupą sytuacji są wszelkie projekty, w których kontrahent uzyskuje dostęp do Twojego know how. Dotyczy to zwłaszcza branż technologicznych, IT, e commerce, marketingu internetowego, logistyki czy produkcji. Gdy omawiasz z potencjalnym dostawcą oprogramowania architekturę systemu, integracje, procesy w firmie, czy gdy pokazujesz agencji marketingowej szczegółowe dane o klientach, wynikach kampanii i ścieżkach zakupowych, w praktyce odsłaniasz kulisy działania biznesu.
Bez NDA trudno później skutecznie zakwestionować wykorzystanie takich informacji przez byłego partnera w innym projekcie.
NDA z pracownikiem i współpracownikiem B2B kiedy je stosować?
Obowiązek zachowania poufności często kojarzy się wyłącznie z kontrahentami i inwestorami. W praktyce to pracownicy oraz współpracownicy B2B mają najgłębszy wgląd w to, jak naprawdę działa firma. Znają klientów, ceny, marże, procesy, rozwiązania technologiczne i wewnętrzne „patenty” organizacyjne. Dlatego to właśnie w tych relacjach dobrze skonstruowana umowa o zachowaniu poufności ma kluczowe znaczenie.
W przypadku pracowników część ochrony zapewnia już samo prawo pracy oraz obowiązki dbałości o dobro zakładu pracy. W wielu firmach stosuje się także standardowe klauzule poufności wpisywane do umowy o pracę.
Zazwyczaj mają one jednak charakter ogólny i nie regulują szczegółowo takich kwestii jak sposób oznaczania informacji, zasady korzystania z nich po godzinach pracy, korzystanie z prywatnych urządzeń czy odpowiedzialność za naruszenia. Jeżeli pracownik ma dostęp do informacji o szczególnej wadze, na przykład do kodu źródłowego, strategii rozwoju, danych finansowych lub baz klientów, warto rozważyć odrębną umowę NDA, która doprecyzuje te zasady.
Odrębne NDA z pracownikiem dobrze sprawdza się także wtedy, gdy chcesz utrzymać obowiązek poufności po ustaniu stosunku pracy. Klauzula poufności w standardowej umowie o pracę często jest lakoniczna i słabo powiązana z ewentualnymi karami umownymi czy szczegółową odpowiedzialnością pracownika.
Osobna umowa NDA pozwala lepiej opisać, które informacje pozostają poufne również po rozwiązaniu umowy, jak długo trwa ten obowiązek oraz jakie są konsekwencje jego naruszenia. Ma to znaczenie zwłaszcza w branżach, w których pracownicy łatwo przechodzą do konkurencji.
Współpracownicy B2B, tacy jak freelancerzy, konsultanci czy jednoosobowe działalności gospodarcze, powinni mieć kwestię poufności uregulowaną jeszcze bardziej precyzyjnie. Zazwyczaj nie podlegają oni reżimowi prawa pracy. Obowiązek poufności nie wynika tu z ustawy, lecz z treści umowy cywilnoprawnej.
Jeśli w kontrakcie B2B umieścisz jedynie ogólne postanowienie o poufności w jednym czy dwóch zdaniach, poziom ochrony bywa iluzoryczny. W relacjach B2B dobrym rozwiązaniem jest wyraźna, rozbudowana klauzula poufności albo osobne NDA, podpisywane równolegle z umową o współpracy.
Jak egzekwować NDA gdy dojdzie do naruszenia?
Egzekwowanie NDA zaczyna się od szybkiego ustalenia, co dokładnie się stało. Trzeba zidentyfikować, jakie informacje wypłynęły, kto je otrzymał i czy doszło już do realnej szkody, czy na razie istnieje tylko ryzyko jej powstania.
Sprawdź ofertę kancelarii DMS Legal na porady prawne dla firm Warszawa
Drugi krok to zabezpieczenie dowodów. Najczęściej będą to maile, wiadomości z komunikatorów, logi systemowe, historia dostępu do plików, nagrania spotkań, wersje prezentacji oraz sama umowa NDA. Bez tego nawet oczywiste naruszenie może być trudne do udowodnienia.
W wielu przypadkach warto niezwłocznie wysłać do naruszającej strony oficjalne pismo. Powinno ono wskazywać naruszone postanowienia NDA, żądać zaniechania naruszeń oraz wykonania działań naprawczych, na przykład usunięcia plików, wycofania prezentacji, złożenia oświadczenia o niewykorzystywaniu informacji.
Jeśli umowa przewiduje kary umowne, zwykle pierwszym krokiem jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dobrze, gdy NDA pozwala także dochodzić odszkodowania ponad kwotę kary. Ma to znaczenie, gdy skutki naruszenia mogą być wysokie, na przykład w przypadku ujawnienia danych klientów lub kluczowych warunków handlowych.
Decyzja, czy kierować sprawę do sądu, zależy od skali naruszenia, znaczenia ujawnionych informacji oraz postawy drugiej strony. Często łączy się przygotowanie do sporu z próbą zawarcia ugody, wykorzystując ryzyko pozwu jako argument negocjacyjny.